Când vine vorba de promovarea unui produs sau a unui brand, singurele companii care iau în calcul organizarea unui turneu outdoor sunt cele care au la dispoziție un buget de marketing uriaș. Ca să nu mai vorbim despre promovarea unei trupe sau a unui album. În România acest concept nu există.
Costurile de producție tehnică ale acestui tip de promovare îi determină pe cei mai mulți organizatori de evenimente să excludă o asemenea opțiune.
Și dacă acum există tehnologia necesară care reduce atât de mult aceste costuri incât devine accesibilă oricui?
Promovarea prin turnee outdoor înseamnă bugete uriașe! A venit vremea sa inlăturăm această paradigmă.
Nu o să vorbesc aici despre cum se promovează un turneu prin flyere, afise, canale de socializare, etc. O să vorbesc strict despre producția tehnică.
Premisele de la care plecăm sunt urmatoarele:
Plecăm la drum in orașe mici din Romania si dorim promovarea in zonele din centrul necirculabil sau locuri aglomerate, cum ar fi malluri, parcuri, etc.
În fiecare zi vrem să ajungem cu caravana în alt oraș, aflat la aproximativ 100 Km de cel unde s-a desfasurat evenimentul precedent.
Spectacolul este produs pe o scenă de 8×6, cu winguri pentru afișarea bannerelor astfel incât să asigurăm vizibilitate maximă brandului sau produsului promovat. Este suficient pentru a prența a 3000 de oameni simultan.
Să analizăm costurile de producție, în situația dată.
În primul rând împărțim costurile în trei mari categorii: fixe și variabile, și o a treia categorie de cele mai multe ori neglijată: costuri ascunse.
Costuri fixe:
Performeri pe scenă
Personal propriu, promoteri, logistică proprie, etc.
Costuri variabile:
Servicii de producție tehnică
Transport
Costuri cu autorizații de acces pentru zonele cu acces restricționat traficului de mare tonaj.
Costuri ascunse:
Timp pierdut pentru obtinerea autorizațiilor menționate mai sus (accesul in zone cu interdicție pentru trafic de mare tonaj, autorizații de construcție temporară pentru scenă, etc). Iar cum timpul pierdut se traduce de fapt în bani, cu cât pierdem mai mult timp, cu atât creștem TCO-ul pentru un astfel de turneu.
Presupunem prin absurd că între orașe se va circula numai pe drumuri nerestricționate traficului de mare tonaj și furnizorul ales pentru producția tehnică ajunge la timp cu toate cele necesare, deși acest lucru nu este întotdeauna posibil.
Cum costurile fixe nu pot fi reduse (de fapt unele pot fi reduse prin negocieri dar nu fac obiectul acestui articol) le voi analiza pe cele variabile. Și apoi voi arăta și cum pot fi scăzute.
Să trecem la treabă.
Cum am spus, costurile variabile sunt compuse din: costuri cu serviciile de producție tehnică, costuri cu transportul, costuri cu autorizații de acces.
Costurile cu serviciile de producție tehnică, la randul lor se compun la rândul lor din:
costuri fixe: închirierea echipamentelor. Aici arta de a negocia iși spune cuvantul.
costuri variabile: cazarea, masa și onorariul zilnic pentru personalul tehnic. Nu te pacăli ca tu nu plătești onorariul pentru personalul tehnic. Dacă nu este evidențiat separat in contract, sigur este inclus în costurile fixe.
De obicei, o scenă ca cea pe care am luat-o in calcul, ca să poată fi montată și demontată in fiecare zi astfel încât să înceapă evenimentul la ora programată, este operată de 4 – 6 tehnicieni, la care adaugăm personalul care se ocupa de show – inginer de sunet, inginer de lumini, 1-2 tehnicieni de scenă.
La care adaugăm 1 sau 2 soferi. Deci luăm în considerare un total de 8 oameni, presupunând că vrem să reducem cheltuielile și mergem cu personalul la minim.
Dacă luăm în calcul cazarea la un hotel cu tarife medii, masa pentru personal la un nivel acceptabil și onorarii medii pentru personalul tehnic, putem sintetiza costurile cu personalul astfel:
Costuri cu transportul
Ca să ajungem cu toate echipamentele (scenă, sunet. lumini, backline) și personal tehnic în fiecare oraș este nevoie de 2 camioane de 7.5 tone și un turism, iar distanța dintre orașe am considerat-o de 100 Km. Pentru simplificarea calculelor nu am luat in calcul costurile de staționare / zi de turneu. În aceste condiții costurile cu transportul pentru fiecare zi de turneu sunt:
Costuri cu autorizații de acces.
Ca să ajungi cu toată caravana ta in zone centrale ale orașelor, ai nevoie de autorizații pentru trafic de mare tonaj. Care costă timp și bani.
Nu luam în calcul ca există orașe unde este interzis traficul de mare tonaj, cu sau fără autorizație. Sau orașe unde nu se poate circula decât între anumite ore. Aceste lucruri pun sub presiune compania care face producția tehnică, iar pe tine te fac să mai scoți niște bani din buzunar. Ținând cont de toate acestea și de tarifele medii pentru taxele de acces, costurile zilnice sunt:
Adunate, costurile la vedere cu producția tehnică sunt de 1085 EUR/zi.
Probabil toate aceste lucruri le stiai deja.
Și cum reduci costurile ?
Iată cum arată cele de mai sus daca folosești o scenă mobilă:
Costurile cu personalul: pentru operarea unei astfel de scene este nevoie doar de 4 tehnicieni, incluzând aici inginer de sunet și de lumini, datorită ușurinței cu care se montează.
Costuri de transport: Pentru transportul unei astfel de scene și a echipamentelor montate pe scenă (sunet, lumini, backline) sunt necesare 1 turism cu capacitate de tractare de 3.5 tone si o autoutilitară cu capacitate de 3.5 tone.
Astfel de scene nu au restricții de circulație, deci costurile cu autorizațiile de acces sunt următoarele:
Adunate, toate costurile cu producția tehnică sunt de 570 EUR/zi.
